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BBQの楽しみ方

デキる幹事はここが違う!失敗しないBBQに必要な5つの準備!

開放的な雰囲気、炭火で焼いたジューシーなお肉、キンキンに冷えたお酒など、BBQは様々な魅力に溢れた大人気のイベントです。
しかし、幹事をするとなると場所の設定・出席の確認・タープやコンロの準備・食材やお酒の調達など、やらなければならないことが次々にあらわれます。なかでも特に気合を入れないといけないのが、会社主催のBBQの幹事
そこで今回は、「デキる幹事」になるための準備ポイントをいくつかご紹介します。事前にしっかり準備をして失敗を防いで、大人数のBBQを成功させましょう!

■①まずは場所選びをする!

BBQの幹事をする際、最優先で決めたいのが会場です。まず場所を決めてから他の要素を決めていくと、必要な物資の選定や参加者の上限設定、予算管理がしやすくなります
場所を選ぶ際に確認しておくべきポイントとしては、営業日・利用時間・道具のレンタル・水場・周辺の施設(スーパーなど)・利用金額・トイレの有無などです。屋根付きの会場を選んでおくと雨のときでも安心です。そのエリアに食材調達をしているサービス会社があれば見積もり依頼を出しても良いでしょう。

■②参加者の管理はWebサービスを活用する!

大人数でBBQを行う場合、参加人数を把握することは大切です。そのため、できるだけ簡潔に、確実に人数を把握する必要があります。そんなときに活用できるのが、出欠確認用のWebサービスです。
メールなどで確認する場合、参加者側の記入ミスがあったり、幹事側が聞き漏らしていたり、情報のヌケモレが発生します。こうした出欠確認用のサービスを使えば、参加の可否を一覧で確認できるので、ミスの発生を大きく減らすことができます。パソコンだけでなくスマホからでもアクセス可能なことがほとんどなので、気軽に利用できるのもGOODです!

■③【事前準備】会場に合わせた道具を手配する

どれだけのBBQ道具や食材が必要かは、参加人数や会場によって変わります。会場の環境やレンタルの有無を把握して、それに合わせて道具を準備しましょう。直前になって準備をすると忘れ物をすることも増えるため、道具類は前の週に準備しておくのがおすすめです。出欠管理はITに頼ったほうがスムーズですが、必要な道具を把握するには紙に書き出して、準備したものにチェックを入れておくと確実です。

■④【事前準備】BBQの華!男女比に合わせたお肉量を準備する

食材で気になるのが、BBQの華ともいえるお肉の量!少なければ物足りないBBQになってしまいますが、かといって多すぎても余らせてしまうため、しっかりと考えて用意しなければいけません。一般的には、成人男性の場合は1人300g、成人女性の場合は1人200g程度が食べる量の目安だとされています。ただし、これはあくまでも目安であるため、メンバーの年齢層や嗜好などに合わせて調整しましょう。若い男性が多い場合は、よぶんに用意しておくといいでしょう。
外部の業者に相談をすれば予算内で適量のお肉を計算・手配してくれるので、問い合わせてみるのもおすすめです。

■⑤【最終準備】最終案内・費用の事前徴収・当日の役割分担も忘れずに!

場所が決まり、日程が決まり、準備も終わったとなれば後は当日を待つだけ!と考えがちですが、幹事はそうはいきません。当日までには、まだいくつかやらなければいけないことがあります。
ひとつは、最終案内の周知です。これまでの準備で各々は参加費や日程などを把握しているかと思いますが、それらをまとめた最終的な案内を参加者全員に周知しなければいけません。最終の出欠確認も、このときに行いましょう。
また、費用の徴収も事前に終わらせておきましょう。会場で徴収すると、紛失などのトラブルが発生する可能性があります。
さらに当日の役割分担も事前に決めておきましょう。大人数でBBQを行う場合、準備も当日の作業も膨大です。これらを幹事1人で行うのは、まず不可能だといえます。そのため、火おこし係や買い出し係、調理係など、参加者である程度役割分担を決めておくことをおすすめします。

幹事は誰かが必ずやらなければならず、幹事がいなければBBQは始まりません。BBQの幹事は大変な仕事ではありますが、完璧にこなすことができれば、そしてみんなが楽しんでくれれば、自分にとっても最高の1日になるはずです!幹事をすることになった場合は、ぜひ「デキる幹事」を目指してみてください!

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